HSoft Pro là phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp với mã vạch theo
nguyên tắc “nhập trước - xuất trước” hoặc "Bình quân gia quyền" . Hệ
thống gồm hai thành phần:
Tên đăng nhâp : admin
Pass : 123
• Quản lý kho hàng, xuất bán sỉ
• Bán lẻ với sự trợ giúp của thiết bị đọc mã vạch hàng hóa
Các chức năng chính bao gồm:
• Quản lý kho hàng:
o Hệ thống có thể quản lý nhiều kho hàng với các công cụ hỗ trợ để đồng bộ hóa số liệu
o Quản lý danh mục nhóm và hàng hóa, danh sách đối tác (người cung cấp và khách hàng cần theo dõi nợ)
o Quản lý hệ thống bảng giá bán hàng, theo dõi diễn biến giá nhập để điều chỉnh giá bán
o Xử lý các nghiệp vụ kinh doanh: nhập xuất hàng hóa, xuất kho nội
bộ cho các quầy hàng, xuất trả hàng cho người cung cấp, nhập hàng trả
lại, kiểm kê hàng hóa; thu – chi tiền bán hàng và các khoản khác thông
qua hệ thống chứng từ kinh doanh
o Báo cáo theo dõi tồn kho, doanh số bán hàng, công nợ, chi tiết
giao dịch hàng hóa, chi tiết thanh toán nợ, tính toán hiệu quả kinh
doanh. In ấn các mẫu biểu báo cáo
• Bán lẻ hàng hóa
o Sử dụng để bán lẻ hàng hóa tại các cửa hàng (siêu thị, nhà sách,
cửa hàng tự chọn ...) qua sự trợ giúp của tem mã vạch dán trên hàng hóa
o Hệ thống bán lẻ sử dụng bảng giá đã được thiết lập trước, bán
hàng, lập báo cáo và khóa sổ theo ca (theo nhân viên bán hàng)
o Phiếu thu tiền bán lẻ có thể in bằng máy in chuyên dụng (giấy cuộn) hoặc máy in laser (A5, A6)
• Sale Manager được hỗ trợ bởi hệ thống các công cụ tiện ích giúp
cho người dùng thuận tiện hơn trong công việc xử lý nghiệp vụ và quản lý
kinh doanh:
o Hỗ trợ in tem mã vạch hàng hóa: hỗ trợ thiết kế và in ấn tem hàng
mã vạch . Tem hàng có thể in trên giấy decan bằng máy in laser thông
thường để tiết kiệm chi phí đầu tư (máy in mã vạch chuyên dụng)
o Hỗ trợ định dạng mẫu in hóa đơn VAT và in hóa đơn trên máy in kim
o Công cụ sao lưu và phục hồi dữ liệu đề phòng sự cố máy tính
o Khả năng giao tiếp dữ liệu với MS Office:
Kết xuất dữ liệu sang MS Excel phục vụ cho tính toán, báo cáo§
o Khả năng tùy biến các bảng dữ liệu theo yêu cầu: sắp xếp dữ liệu,
lọc, che ẩn các cột và các hàng, tìm kiếm thông tin nhanh …
o Các hệ thống cảnh báo hàng thiếu hụt trong kho, sắp hết hạn sử dụng hoặc các chứng từ sắp đến hạn thanh toán
• Sale Manager có nhiều phiên bản khác nhau cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau
o có thể sử dụng trên một máy tính đơn lẻ cho một hộ kinh doanh
o có thể sử dụng trên một mạng cục bộ cho một doanh nghiệp
o có thể sử dụng cho doanh nghiệp có một văn phòng trung tâm (kho
chính) với hệ thống nhiều cửa hàng nằm ở các vị trí địa lý cách xa nhau
(các kho phụ). Dữ liệu có thể trao đổi - đồng bộ hóa qua Internet (Sử
dụng WebService)
Đặc tính kỹ thuật
• Sale Manager sử dụng bảng mã tiếng Việt Unicode (unicode dựng sẵn)
trên Windows 2000,XP hoặc Vista. Có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ gõ
tiếng Việt thông dụng như VietKey hoặc Sale Manager có thể sử dụng trên
máy tính độc lập hoặc trên mạng cục bộ (LAN).
• Cấu hình thiết bị tối thiểu:
o Hệ điều hành MS Windows 2000 (SP4) hoặc tốt nhất là Windows XP
SP2, độ phân giải màn hình 1024x768 pixels; 64 MB đĩa cứng còn trống để
cài đặt chương trình ban đầu.
o Máy in Laser thông thường để in tem hàng với mã vạch và báo cáo,
máy in Bill chuyên dụng để in phiếu bán lẻ với giấy cuộn; máy in kim để
in hóa đơn VAT. Cũng có thể sử dụng máy in laser để in phiếu bán lẻ trên
các khổ giấy cắt sẵn (A5, A6)
o Thiết bị đọc mã vạch hàng hóa (sử dụng loại thiết bị gắn song song với bàn phím)
Hệ thống phần mềm
• Cơ sở dữ liệu của phần mềm bao gồm:
o Chương trình sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005.
• Chương trình và thư viện:
o Các tệp chương trình (*.exe) và thư viện hỗ trợ
o SaleManager .exe: module quản lý chính
o .dll: hệ thống thư viện hỗ trợ
o *.doc: hệ thống các biểu mẫu in
o *.rpt : các tệp tin hỗ trợ báo cáo cho hệ thống
o *.ini : các tệp cấu hình hệ thống
Chế độ sử dụng
Cài đặt phần mềm
• Sale Manager có thể làm việc trên máy đơn hoặc trên mạng cục bộ.
Để cài đặt phần mềm, người sử dụng cần phải có quyền quản trị cao nhất
của hệ điều hành (administrator)
o Cài đặt bộ thư viện NetFrameword 2.0
o Khi cài đặt phần mềm, người sử dụng có thể chọn thư mục để cài đặt
theo ý mình. Mặc định, Sale Manager được cài đặt vào thư mục chương
trình của Windows: \Program Files\THSoftPro
• Cần có kế hoạch định kỳ lưu trữ dữ liệu phòng hờ đề phòng sự cố
máy tính. Có thể xác lập chế độ sao lưu tự động để phần mềm tự nén dữ
liệu lưu trữ mỗi khi kết thúc công việc
• Định kỳ dọn dẹp cơ sở dữ liệu tùy thuộc vào thực tế phát sinh cơ sở dữ liệu
• Sao lưu dữ liệu sang máy khác trong mạng hoặc thư mục khác trong máy đang sử dụng hoặc ghi lên đĩa CD – RW
• Khi xảy ra sự cố máy tính, có thể cài đặt lại phần mềm và phục hồi
lại số liệu đã lưu trữ. Trong trường hợp có sao lưu định kỳ, lượng dữ
liệu mất mát do sự cố máy tính là ít nhất
• Người sử dụng chỉ cần sử dụng một kho hàng trong hệ thống. Kho này
được thiết lập vừa là kho mặc định vừa là kho chính trong chương trình.
• Tất cả các module có thể hoạt động đồng thời trên Windows, tùy
thuộc vào giao dịch với khách hàng để chọn module tương ứng:
• Các giao dịch mua bán lẻ thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt không cần hóa đơn được thực hiện qua module bán lẻ
• Các giao dịch cần theo dõi nợ (nhập, xuất, thu, chi) phải thực hiện qua module quản lý chính (THSoft Manager )
• Sau khi kết thúc mỗi ca làm việc cần khóa sổ bán hàng trong module
bán lẻ. Khi khóa sổ, Sale Manager sẽ tạo ra cho mỗi ca một phiếu xuất
kho bán lẻ gồm các hàng hóa đã bán trong ca và một phiếu thu tiền tương
ứng
Sử dụng trong hệ thống nhiều cửa hàng
• Một đơn vị có nhiều cửa hàng nằm xa nhau về mặt địa lý có thể ứng
dụng phần mềm theo mô hình phân tán dữ liệu. Trong trường hợp này sẽ
phát sinh nhu cầu đồng bộ hóa dữ liệu trong hệ thống để tại văn phòng
chính của đơn vị có thể theo dõi được tình hình kinh doanh của toàn hệ
thống nói chung và từng cửa hàng nói riêng.
• Trong hệ thống này, kho chính là nơi giao dịch với nhà cung cấp và
các khách hàng mua sỉ. Ở kho chính có tất cả các thông tin về giá vốn,
lãi lỗ, công nợ. Hàng hóa luân chuyển trong hệ thống thông qua xuất
chuyển nội bộ sẽ được xuất theo giá bán lẻ (mặc định) xuống các cửa
hàng. Như vậy, ở các cửa hàng sẽ phát sinh doanh số nhưng lãi bằng 0 do
giá nhập bằng với giá bán ra. Nhân viên làm việc tại không biết giá
nhập, nguồn hàng cũng như lãi lỗ trong kinh doanh.
• Cần cài đặt phần mềm vào mạng LAN hoặc máy quản lý của văn phòng chính và tất cả các cửa hàng thuộc hệ thống
• Thiết lập hệ thống kho tương ứng:
• Tại văn phòng chính có một kho mặc định đồng thời là kho chính của hệ thống, và nhiều kho “ảo” tương ứng với từng cửa hàng
• Tại mỗi cửa hàng có một kho mặc định tương ứng về mã với kho “ảo” cùng mã trong hệ thống văn phòng
• Hoạt động tại kho chính:
o Nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp
o Lập giá bán lẻ, in và dán tem với mã vạch - giá bán
o Xuất hàng về các cửa hàng bán lẻ trong hệ thống theo giá bán lẻ thông qua chứng từ chuyển kho nội bộ
o Theo dõi hoạt động kinh doanh, cân đối kho hàng, công nợ, lập các báo cáo doanh thu, hiệu quả kinh doanh
• Hoạt động tại các cửa hàng bán lẻ
o Nhập hàng từ kho chính, cập nhật chứng từ (phiếu chuyển kho, danh mục hàng hóa, bảng giá) vào máy tính cửa hàng
o Bán hàng - thu tiền
o Khóa sổ bán hàng theo ca
o Chuyển chứng từ bán hàng về kho chính
• Đặc điểm của khóa sổ bán hàng:
o Mỗi khách hàng mua hàng tại các quầy thu ngân, thanh toán tiền
ngay, về nguyên tắc sẽ phát sinh hai chứng từ trong hệ thống: một phiếu
xuất hàng hóa và một phiếu thu tiền hàng bán lẻ- dịch vụ. Như vậy, hàng
ngày sẽ phát sinh một lượng chứng từ lớn trong hệ thống. Các khách hàng
này không cần theo dõi nợ vì vậy lượng chứng từ này sẽ làm cho dữ liệu
quản lý trong hệ thống trở nên cồng kềnh, không thuận tiện cho việc quản
lý
o Các chứng từ bán lẻ được phát sinh tại các quầy thu ngân và lưu
trữ trong Salemanger. Khi cần thiết có thể tìm kiếm tra cứu lại theo
ngày bán, người bán và số chứng từ
o Khóa sổ bán hàng được thực hiện theo ca làm việc. Khi hết ca làm
việc, nhân viên thu ngân khóa sổ bán hàng ca của mình, hệ thống sẽ:
o tạo ra một phiếu xuất hàng bao gồm tất cả các mã hàng và số lượng tổng cộng đã bán của mỗi mã trong ca làm việc
o tạo ra một phiếu thu tiền hàng bán lẻ
SƠ ĐỒ GIẢI PHÁP CHO CHUỖI CỬA HÀNG
Link download :
[You must be registered and logged in to see this link.]
